Cómo organizar reuniones en línea eficientes

¿Cuántas veces hemos estado en reuiones eternas que no sabíamos muy bien para qué habían sido convocadas? Sugerimos algunos pasos para evitarlo y ser más eficientes a la hora de organizar reuniones online.

Les presentamos el primer artículo de una nueva serie de Radios Libres orientada a facilitar el trabajo de las organizaciones sociales a través de metodologías sencillas, abiertas y participativas que nos permitan trabajar de manera más armónica, eficiente y respetuosa del tiempo de las demás.

¡Es verdad que nos gusta reunirnos! Sin embargo, lo primero que deberíamos preguntarnos es si una reunión es el formato recomendado para lo que necesitamos dialogar o definir. Sirven para unas cosas y para otras no. Por ejemplo, las reuniones son útiles para debatir, para tomar decisiones, para llegar a acuerdos, para hacer ejercicios creativos y tirar ideas. Pero son menos eficientes para redactar documentos conjuntos, para intercambiar ideas cuando no hay un objetivo claro, para diseñar o componer, etc.

Si finalmente entiendes que una reunión es lo que necesitas, los siguientes pasos pueden ayudarte a aprovechar al máximo el tiempo en común y no perderse en disquisiciones eternas.

Antes de la reunión

Concreta el objetivo de la reunión. Es importante tener en claro para qué vas a convocar a una reunión. ¿Para conocerse? ¿Para acordar la fecha y agenda de un evento? ¿Para empezar a pensar la programación del año que viene? ¿Para resolver un problema administrativo? Escribe en una oración por qué quieres reunirte y qué quieres obtener como resultado. Será la información más importante a comunicar a las personas invitadas.
Pad de notas de la reunión. Resulta muy útil tener un pad, un documento de colaboración en tiempo real en el que una o varias personas pueden tomar nota. Ese puede ser el espacio común de trabajo. Escribe el título de la reunión, día y hora, enlace a la sala, y luego deja un espacio para las notas, memorias o acta de la reunión. Se recomienda abrir el pad antes de la reunión y compartir el enlace en la convocatoria. Aprende a usar los pads aquí.
Sala de reunión. Elige qué plataforma utilizarás para la reunión. Recomendamos Jitsi Meet porque es tan simple que se accede desde el navegador web a través de un enlace. Sólo tienes que elegir la instancia donde hacer la reunión y crearla previamente para compartir el enlace.
Hora de inicio y de cierre. Así cómo convocas la reunión a una hora determinada es importnate que establezcas de antemano la hora de cierre de la reunión. De esa manera, podrás plantear una mejor administración del tiempo a la hora de debatir los temas de la agenda. Esta hora de cierre debe respetarse. Y si quedaron temas sin debatir, se pasan a una próxima reunión. Si la reunión es con gente en diferentes husos horarios, es conveniente escribir la hora específica de los distintos países para evitar confusiones.
Puntos de discusión. Lo ideal es que los puntos de la agenda sean considerados colectivamente. Si tu eres quien convoca, puedes hacer una propuesta inicial de temas acorde al tiempo. Escribe la propuesta en el pad colaborativo para que quienes asistan sepan de antemano de qué van a hablar y puedan contribuir con otros puntos que quieran debatir.
Tareas previas. Para que la reunión sea más efectiva es recomendable invitar a quienes asistan a que piensen sus aportes sobre los puntos a discutir. Se pueden sugerir preguntas inspiradoras, algunos documentos a leer o el acta de la reunión previa. Todo con el objetivo de que el tiempo de encuentro se aproveche para compartir y debatir ideas y no para pensarlas en ese momento (a no ser que ese sea el objetivo de la reunión).
Convocatoria. La convocatoria es el correo electrónico en el que invitas a las personas que quieres que asistan a la reunión. Esta debe incluir detalles como:
- Objetivo de la reunión.
- Día y hora (en UTC o varias horas según los países de las personas que participan).
- Enlace a la sala de encuentro.
- Enlace al pad de la reunión para que las personas que participen agreguen temas de discusión, etc.
- Pregunta si quienes asisten tienen alguna necesidad específica de accesibilidad para proveer, en caso de que sea posible, interpretación simultánea o alguien que pueda ir traduciendo en el chat, etc.
- También debes incluir en este correo indicaciones claras sobre cualquier cosa que quienes asistan deben traer de antemano, ya sean ideas, documentos leídos, propuestas, etc.
Evento de calendario. Algunos servicios de webmail o clientes de correo, como Thunderbird con el complemento Lightning, permiten crear eventos de calendario de modo que las personas invitadas puede aceptar o declinar la incitación y, en caso de aceptar, agregar el evento con los detalles de la reunión a sus calendarios personales. Aprende a hacerlo aquí.
Recordatorio el día anterior. Como la gente siempre está con mil reuniones, es importante que envíes un recordatorio el día anterior para que nadie se olvide de asistir.

Durante la reunión

Tiempo de espera. Ya sabemos que la puntualidad no es nuestra mayor virtud, incluso en reuniones virtuales en las que no se puede culpar al tráfico. Se pueden dejar 5 minutos de cortesía para ir acomodándose, revisando micrófonos y auriculares, abrir el pad. Pero no más de eso, también hay que honrar el tiempo de quienes llegaron a la hora. Quienes lleguen más tarde, podrán leer las notas tomadas en el pad.
Dar la bienvenida. Es el puntapié inicial de la reunión y se recuerda el objetivo de la sesión. Si las personas no se conocen (incluso cuándo sólo una persona no conoce a las demás) es recomendable hacer una ronda rápida de presentación.
Establecer los roles. Toda reunión debe tener roles claros, como mínimo dos: quien facilita y quien toma notas. Otros roles (anotar turnos de palabra si el grupo es grande, compartir pantalla para la presentación o abrir subgrupos de trabajo) se pueden establecer de acuerdo a las necesidades.
- Facilitación: por lo general este rol lo asume la persona que convoca a la reunión ya que es quien tiene más claros los objetivos del encuentro y los resultados esperados. Es responsable de plantear las preguntas, dar y distribuir la palabra, favorecer el debate y sintetizar los acuerdos.
- Toma de notas. Una persona distinta debe tomar notas de modo que quienes no asistan puedan tener idea cabal de los debates y de las decisiones que se tomaron. Si la reunión es larga se puede rotar o pedir ayuda para completar ideas complejas.
Recordar hora de cierre. Esto establece las expectativas del encuentro y permite que quienes intervengan tengan una mejor administración del tiempo. Quien oficie el rol de facilitación también es responsable de ir gestionando el tiempo.
Mecanismo de toma de decisiones. En caso de que la reunión haya sido convocada para tomar una decisión, es importante establecer de antemano cómo éstas serán tomadas. ¿Será por consenso? Es decir, todas las personas deberán estar de acuerdo. ¿Será por mayoría simple de la mitad más uno? ¿O será por mayoría de dos tercios? ¿Se podrá ejercer poder de veto? Dependiendo el grado de relevancia de la decisión a tomar, tener esto claro puede ayudar a evitar rispideces.
Notas. Cuánto más detalladas se tomen las notas, mejor. Sin embargo, no se trata de hacer una transcripción literal de todo lo hablado en la reunión, sino hacerlo de manera eficiente. Tiene que quedar asentado quiénes asistieron, qué temas se debatieron, cuáles fueron los puntos a debatir y qué decisiones se tomaron (y bajo qué sistema), qué temas se pospusieron para una siguiente reunión, etc.
Responsabilidades. Es crucial que cualquier tarea que se acuerde durante la reunión tenga asignada una persona que lidere, es decir, que se encargue de impulsar la actividad, personas voluntarias y una fecha de entrega. Esto debe quedar asentado en las notas también.
Acordar fecha y hora de la siguiente reunión. Antes de partir, se debe acordar la convocatoria para la próxima reunión, en caso de que sea necesaria porque no se puedan resolver las tareas pendientes por correo electrónico u otros medios.

Después de la reunión

Ordenar las notas. Las notas por lo general se toman de manera rápida. Después de la reunión, la persona encargada de tomar notas puede ordenar el acta para que quede un documento coherente.
Agradecimiento. Es una buena práctica que quien haya convocado a la reunión envíe un correo de agradecimiento en el que sintetice los principales puntos de la reunión, las decisiones tomadas, las tareas pendientes con sus responsables y fechas de entrega, y la fecha de la siguiente reunión. Una semana antes, se envía la nueva convocatoria como en el paso 1. Se puede volver a utilizar el mismo pad, poniendo las notas más nuevas encima y las más viejas debajo, de modo que el documento quede como una memoria del proceso.

¿Tienes alguna idea para organizar reuniones en línea más eficientes? ¿En tu radio u organización hacen algo diferente con buenos resultados? ¡Compartelo!